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Neue Pflichten für Geschäftsreisende: A1- Bescheinigung und EU-Meldepflicht


A1-Bescheinigung
Bei einer Geschäftsreise in ein EU-/ETFA*-Ausland sowie in einige Nicht-EU-Länder wie Israel, Südkorea, Japan oder Kanada ist der Reisende dazu verpflichtet, eine A1-Bescheingung mit sich zu führen. Eine Geschäftsreise gilt dabei schon ab einem Tag.

Diese EU-Richtlinie gilt bereits seit 2010 und soll vermeiden, dass Beschäftigte im Ausland Sozialversicherungsbeiträge hinterziehen. Jedoch werden Geschäftsreisende erst seit 2016 wirklich dahingehend überprüft.

Vorgehen:
Die A1-Beschinigung wird bei der Krankenkasse des Reisenden bzw. bei Privatversicherten bei der Deutschen Rentenversicherung beantragt. Seit Juli 2018 ist das komplett auf den elektronischen Weg möglich und ab Januar 2019 sogar Pflicht.

Sie muss für jede Geschäftsreise separat beantragt werden; Sammelbescheinigungen gibt es nicht. Ausnahme besteht nur dann, wenn der Reisende absehbar über einen Zeitraum von einem Jahr regelmäßig (mindestens zweimal im Monat oder fünfmal im Quartal) in EU/EFTA-Staaten reist.

Wird die A1-Bescheinigung auf einer Geschäftsreise im EU-/EFTA-Ausland nicht mitgeführt und der Reisende wird erwischt, kann es zu Bußgeldern kommen, der Zutritt zu Firmen- oder Messegeländen kann verweigert werden oder die Sozialversicherungsbeiträge werden nach dem Recht des Aufenthaltslandes sofort eingezogen. Inwiefern Mitarbeiter haften, wenn sie sich nicht an diese Regelung halten, muss noch geklärt werden.

Die Ausstellung der A1-Bescheinigung dauert bisher noch bis zu vier Werktage. Ab Januar, wenn die Beantragung nur noch online abläuft, soll sich diese Zeit jedoch verkürzen. Oft wird bei einer Kontrolle im Ausland jedoch auch schon der Nachweis einer Beantragung akzeptiert.

* Der EFTA (European Free Trade Association) gehören Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz an.



EU-Meldepflicht
Die EU-Meldepflicht ist nochmal etwas komplizierter als die A1-Bescheinigung. Ihr Ziel ist es, das Arbeitsrecht der einzelnen EU-Staaten einzuhalten und zu verhindern, dass Beschäftigte aus ärmeren EU-Ländern in reicheren Staaten zu schlechten Bedingungen arbeiten.

Die EU-Meldepflicht gilt nur für Entsendungen, also wenn der Reisende im Ausland eine Dienstleistung erbringt. Der Begriff der Dienstleistung wird jedoch je nach Staat unterschiedlich ausgelegt, sodass meistens eine wirkliche Beschäftigung im Ausland als Dienstleistung gilt, manchmal jedoch bereits schon ein einfaches Meeting. In manchen Ländern wird hingegen ausschließlich die Baubranche betrachtet. Auch die Dauer der Dienstleistung und die Fristen der Meldepflicht unterscheiden sich je nach Staat.

In jedem Fall sind Kontaktpersonen in dem bereisten Land wichtig, die im Vorhinein als Vertreter benannt werden.

Die EU-Meldepflicht kann über unterschiedliche Portale der geschäftlich besuchten Länder erfolgen. Darüber müssen Angaben zum Unternehmen, zum Geschäftsreisenden und zur Art des geschäftlichen Einsatzes gemacht werden.

Bei Verstoßen gegen die EU-Meldepflicht kann es zu Geldbußen und Arbeitsverboten kommen.



Sowohl für die A1-Bescheingung als auch für die EU-Meldepflicht ist es somit wichtig, die firmeninternen Kompetenzen genau zu definieren und so kein Risiko einzugehen.


(Quelle: BizTravel, DVKG)

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