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Persönliche Meetings meist effizienter als Telefon- oder Web-Konferenzen?


Der ehemalige Mobilitätsmanager bei der Lufthansa und nun selbstständiger Mobilitätsberater Timo Darr bejaht diese Frage. Mittlerweile sei ein Übermaß an Telefon- und Webkonferenzen in Unternehmen festzustellen, was jedoch zu einem Verlust wertvoller Zeitressourcen und somit Umsatz führe.

Durch eine gesunkene Hemmschwelle, digitale Meetings anzusetzen, kämen diese immer mehr zum Tragen – auch in schwierigen Projektphasen. Ohne großen Aufwand kann man oft bereits mit wenigen Klicks diverse Teilnehmer zu einer Telefon- oder Webkonferenz einladen – ähnlich wie bei einem E-Mail-Verteiler. Hierdurch spart man sich logistische Probleme und Reisekosten.

Allerdings sinke laut Timo Darr dadurch auch die Effizienz. Durch die Möglichkeit, viele Mitarbeiter zu einer digitalen Konferenz einzuladen, nähmen oft auch viele gleichzeitig teil, sodass die personellen Ressourcen währenddessen fehlten und die Arbeit liegen bleibe.

Zusätzlich sei die Verbindlichkeit des Meetings nicht so hoch, sodass die Motivation sinke und Teilnehmer nebenher regelmäßig anderweitig beschäftigt seien, wie z.B. mit der Bearbeitung von E-Mails.

Besonders in wichtigen Projektphasen sei es daher, laut Darr, wichtig, sich persönlich zusammenzusetzen und in die Augen schauen zu können. Auch die Mimik und Gestik der Teilnehmer sei sehr aufschlussreich und helfe unter Umständen dabei, Ziele schneller zu erreichen.

Verbesserungsmethoden
Vor einem Meeting sollte daher genau festgelegt werden, welches Ziel man verfolgt und welche Teilnehmer hierfür zwingend benötigt werden. So spare man sich personelle Ressourcen und könne Themen gezielter besprechen. Außerdem sei eine strukturierte Agenda sowie Moderation bei einer digitalen Konferenz sehr wichtig, da die gesprochenen Worte das Einzige seien, das die Teilnehmer als Informationsquelle hätten. Es gebe keine Möglichkeit, sich an Körperhaltungen, Mimik oder Gestik zu orientieren, wodurch die Bedeutung der Sprache extrem zunehme.

Oft sei allerdings ein persönliches Treffen unabdingbar und deutlich effizienter als die digitale Variante. In diesen Fällen solle nicht zulasten der Effizienz an Reisekosten gespart werden, denn das Resultat sei dann oft nicht zufriedenstellend.


(Quelle: fvw)

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